• Välj webbplats

Arkivering

Var skall vi lagra informationen? Hur skall den lagras?

Tillgänglighet, säkerhet, gallring

I takt med att mängden information hela tiden ökar uppstår också frågan hur man skall förhålla sig till att spara informationen för framtida behov.

När vi endast hade pappersdokument och bilder att förhålla oss till skapades arbetsroller såsom arkivarier och arbetsrutiner, processer, principer, etc.

 

I dag finns det mesta av den information vi hanterar i elektroniskt format, vilket gör att behoven av fysiska lagringsplatser och arkivarier minskar. Dock kvarstår samma behov som fanns tidigare, dvs man måste söka svar på frågorna Var skall vi lagra/arkivera informationen? Hur skall den lagras? Hur skall vi kunna söka rätt på informationen på ett effektivt sätt? Kan den kastas?

Dagens informationshantering tar fasta på primärt tre delar:

  • Tillgänglighet till den information som är mest efterfrågad, för att kunna garantera effektiv sökbarhet.
  • Säkerhet. Det är lätt att spara lite för mycket ”för säkerhets skull”. Måste alla versioner av alla dokument sparas eller kan man tänka sig att kasta vissa? Lagkrav och andra regelverk kan dock ställa krav som också måste beaktas.
  • Gallring av informationen, genom att kasta alternativt spara undan på mer kostnadseffektiva media säkerställs att man inte arkiverar information för framtiden som aldrig kommer att efterfrågas.

Altran har med sin långa erfarenhet av dokumenthanteringssystem också arbetat mycket med utmaningarna kring arkivering och bistår gärna med hjälp i era behov och problemställningar.